Personel İzinlerini ve Vardiya Planını Tek Panelde Yönetin

Tek Panel

İzin & Vardiya

Onay Akışı

Otomatik

Vardiya Planı

Sürükle-Bırak

Mobil

Erişim

Personel izin ve vardiya takip sistemi nedir?

Personel izin ve vardiya takip sistemi; çalışan izin taleplerini, yönetici onay akışını, kalan izin hesabını, vardiya atamasını ve ekip takvimini tek panelde yöneten işletme uygulamasıdır. Personel izin talebini panelden oluşturur, yönetici onaylar, kalan izin otomatik düşer, vardiya planı sürükle-bırak ile düzenlenir. WhatsApp mesaj trafiği ve Excel dosyası derdi biter.

Hazır İK aracı yeterli mi?

Genellikle yeterli değildir. Hazır İK araçları genel personel yönetimi için tasarlanır; işletmelerin vardiya sistemi, çoklu onay seviyeleri, şube bazlı yönetim ve özelleştirilmiş bildirim ihtiyaçlarını karşılamaz. İşletme için özel panel, tam işletmenin vardiya yapısı ve onay hiyerarşisine göre kurulur.

Bordro veya SGK'ya bağlanır mı?

Hayır. Bordro, SGK bildirimi, özlük dosyası yönetimi ve resmi mevzuat uyumu bu sistemin kapsamında değildir. Sistem izin ve vardiya süreçlerini yönetir; maaş hesaplama veya SGK bildirimi yapmaz. Bordro entegrasyonu ileride ayrı bir proje olarak değerlendirilebilir.

İzin Talepleri WhatsApp'ta

Personel izin talebini WhatsApp'tan yazıyor, yönetici mesajla onaylıyor. Kim ne zaman izinli, kaç gün kaldı — mesaj geçmişinde kayıp.

Onaylar Mesajla Takip Ediliyor

"Onayladım", "reddettim", "şu gün alın" — onay kararları mesajlarda dağınık. Resmi kayıt yok, itiraz durumunda kanıt yok.

Kalan İzin Bilinmiyor

Her personelin kalan yıllık izni Excel'de ya da İK'nın hafızasında. Kim ne kadar izin kullandı, ne kadar kaldı — güncel değil, hatalar sık.

Vardiya Planı Güncel Değil

Vardiya planı Excel dosyasında, ama geçen hafta değişti ve kimse güncellemedi. Personel hangi gün hangi vardiyada çalışacağını bilmiyor.

İzin Talebi

Personel panelden izin talebi oluşturur: tarih aralığı, izin tipi (yıllık, mazeret, ücretsiz) ve açıklama. Talep otomatik ilgili yöneticiye gider.

Yönetici Onayı

Yönetici talebi panelde görür: personel kalan izni, o dönemdeki ekip durumu. Onaylar, reddeder veya tarih değişikliği ister. Karar otomatik personele iletilir.

Kalan İzin Hesabı

Onaylanan izin talebi personelin bakiyesinden otomatik düşer. Kalan izin günleri her zaman güncel — personel ve yönetici tek ekranda görür.

Vardiya Atama

Yönetici vardiya planını sürükle-bırak ile düzenler. Personel vardiya atamasını panelden görür, değişiklikler otomatik bildirim olarak iletilir.

Ekip Takvimi

Tüm ekibin izinleri ve vardiyaları takvim görünümünde. Kim ne zaman izinli, hangi gün hangi vardiyada — tek ekranda, renk kodlu, anlık güncel.

Uygun

• 10+ personeli olan işletmeler (restoran, üretim, hizmet, perakende)
• Vardiya sistemi ile çalışan işletmeler (sabah/öğle/gece vardiyası)
• Çok şubeli ve her şube için ayrı personel yönetimi gereken işletmeler
• İzin takibi WhatsApp/telefon/Excel ile yapan ve kayıp yaşayan işletmeler
• Kalan izin bakiyesini doğru takip edemeyen İK/yöneticiler
• Vardiya planını güncel tutmakta zorlanan yöneticiler

Uygun Değil

• 5-10 personeli olan ve izin takibi sorun olmayan küçük işletmeler
• Bordro, SGK, özlük dosyası veya resmi İK yazılımı arayanlar
• Vardiya sistemi olmayan, tek mesai saati olan küçük ofisler
• Dijital sistem kullanmak istemeyen, defter çalışan işletmeler
• Sadece bordro ve maaş hesaplama ihtiyacı olanlar

İzin Talebi Oluşturma

Personel telefondan izin talebi oluşturur: 15-20 Ağustos arası yıllık izin. Talep otomatik yöneticiye gider, personel bildirim alır.

Yönetici Onayı

Yönetici talebi panelde görür: personelin kalan 12 gün izni var, o dönemde ekipte 2 kişi izinli. Onaylar, personel ve İK otomatik haberdar olur.

Vardiya Atama

Yönetici haftalık vardiya planını düzenler: Ahmet pazartesi sabah, salı öğle. Sürükle-bırak ile değişim yapar, Ahmet bildirim alır.

Değişiklik Bildirimi

Vardiya değişti veya izin talebi onaylandı — ilgili personel otomatik bildirim alır. E-posta, panel veya WhatsApp üzerinden. Mesaj trafiği yok.

Ekip Takvimi

Yönetici tüm ekibin takvimini görür: bu hafta kim izinli, hangi gün kim hangi vardiyada. Renk kodlu, tek ekranda, anlık güncel.

İzin Talebi Yönetimi

Personel izin talebi oluşturur: tarih aralığı, izin tipi (yıllık, mazeret, ücretsiz), açıklama. Talep otomatik ilgili yöneticiye gider, durum takibi panelde.

Onay Akışı

Yönetici talebi onaylar, reddeder veya değişiklik ister. Çoklu onay seviyeleri tanımlanabilir. Onay durumu otomatik personele bildirilir, itiraz geçmişi kayıtlı.

Kalan İzin Takibi

Her personel için yıllık izin bakiyesi tanımlanır. Onaylanan izinler bakiyeden otomatik düşer. Personel ve yönetici kalan izni tek ekranda görür.

Vardiya Atama

Yönetici vardiya planını sürükle-bırak ile düzenler. Vardiya tipleri (sabah, öğle, gece, gün) tanımlanır. Atamalar ilgili personele otomatik bildirilir.

Bildirim Sistemi

İzin talebi, onay, red, vardiya değişikliği — her durumda ilgili kişilere otomatik bildirim. Panel içi, e-posta veya WhatsApp üzerinden.

Ekip Takvimi

Tüm ekibin izinleri ve vardiyaları takvim görünümünde. Renk kodlu, filtrelenebilir, şube bazlı. Kim ne zaman izinli, hangi vardiyada — tek ekranda.

Rol ve Yetki Yönetimi

İşletme sahibi, yönetici, vardiya sorumlusu ve personel için ayrı roller. Her rolün görebileceği personel ve yapabileceği işlemler tanımlanır. Personel yalnızca kendi bilgisini görür.

Raporlama ve Dashboard

İzin kullanım raporu, vardiya dağılımı, personel durumu — gerçek zamanlı dashboard ile her şey ölçülebilir. Şube bazlı karşılaştırma dahil.

Mesaj Trafiği Biter

İzin talebi, onay, vardiya değişikliği — hepsi panelde. WhatsApp mesaj trafiği ve "kim ne demişti" kargaşası sona erer.

Onay Süreci Şeffaf

Her izin talebinin durumu kayıtlı: beklemede, onaylandı, reddedildi. Onay geçmişi saklanır, itiraz durumunda kanıt var.

Vardiya Planı Güncel

Vardiya planı her zaman güncel. Personel panelden vardiyasını görür, değişiklikler bildirim olarak iletilir. Excel dosyası derdi yok.

Ekip Koordinasyonu

Tüm ekibin izin ve vardiya durumu tek takvimde. Kim izinli, hangi gün ekip eksik — yönetici önceden görür, planlama yapar.