Satın Alma Taleplerini ve Onay Sürecini Tek Panelde Yönetin

Tek Panel

Talep ve Onay

Rol Bazlı

Onay Zinciri

Çoklu

Onay Aşaması

Mobilde

Onay ve Takip

Satın alma talep ve onay sistemi nedir?

Satın alma talep ve onay sistemi; çalışan veya departman talebini kaydeden, belirlenen yetkililere yönlendiren ve karar sürecini izlenebilir hale getiren özel iş uygulamasıdır. Talep formu, onay zinciri, bütçe kontrolü, durum takibi ve raporlama tek panelde toplanır. Amaç: hiçbir talebi mesaj geçmişinde kaybetmemek, onay sürecini şeffaf hale getirmek ve bütçe disiplinini sağlamak.

E-posta ve mesajdan farkı ne?

E-posta ve mesajda talep kaybolur, onay zinciri belirsizdir, durum takibi yoktur ve denetim izi kalmaz. Özel sistemde her talep kayıtlıdır, onay zinciri otomatik ilerler, durum gerçek zamanlı görünür ve tüm işlemler raporlanabilir. Süreç kişiye bağlı değildir — sistem kuralları yönetir.

Süreç nasıl işler?

Çalışan talep girer → sistem bütçe kontrolü yapar → onay zincirimine göre sırayla yetkililere gider → yönetici onaylar veya reddeder → onaylanan talep satın almaya devredilir → reddedilen talep gerekçe ile sahibine bildirilir. Tüm aşamalar sistemde, yönetici tek panelden izler.

Talepler E-posta ve Mesajlarda Kayboluyor

Satın alma talebi e-posta atılıyor, WhatsApp grubunda takip ediliyor. Kim hangi talebi onayladı, ne zaman, hangi aşamada — mesaj geçmişinde iz sürmek imkansız.

Onay Zinciri Belirsiz

Hangi tutar için kimin onayı gerekli, kim yönetici onayına gönderecek — kurallar kafada veya Excel dosyasında. Onay sırası karışıyor, yetkili kişi bulunamıyor.

Bütçe Kontrolü Manuel

Talebin bütçeye uygun olup olmadığı manuel kontrol ediliyor. Aşım gözetlenmiyor, departman bütçesi gerçek zamanlı görülemiyor. Bütçe disiplini kişiye bağlı.

Durum Takibi Yok

Talep ne aşamada, kimde bekliyor, ne zaman sonuçlanacak — çalışan bilmiyor. "Talebim ne oldu?" sorusu sürekli soruluyor, yanıt için aramak gerekiyor.

Departman Talebi

Çalışan sisteme talep girer: kalem, miktar, açıklama, talep edilen tutar. Departman ve öncelik otomatik atanır. Dosya ve teklif eklenebilir.

Bütçe Onayı

Sistem talebin departman bütçesine uygunluğunu kontrol eder. Bütçe aşımı varsa uyarı verir, yetkili bütçe sorumlusuna yönlendirir.

Yönetici Onayı

Talep, tanımlanan onay zincirimine göre sırayla yetkililere gider. Yönetici talebi inceler, onaylar veya gerekçe ile reddeder.

Satın Almaya Devir

Onaylanan talep satın alma birimine otomatik düşer. Satın alma teklif alır, sipariş oluşturur ve durumunu günceller.

Reddedilen Talep

Reddedilen talep sahibine gerekçe ile bildirilir. Çalışan nedenini görür, gerekirse talebi düzeltip yeniden gönderir.

Uygun

• 20+ çalışanı olan ve çoklu departmanı bulunan şirketler
• Aylık 10+ satın alma talebi yöneten işletmeler
• Onay zinciri kuralı olan ve bütçe disiplini isteyen firmalar
• Talep ve onay sürecini e-posta/mesajla yürüten şirketler
• Departman bazlı bütçe takibi isteyen yöneticiler
• Satın alma süreç raporu ve denetim izi gerektiren kurumlar

Uygun Değil

• 5-10 çalışanlı, tek departmanlı küçük işletmeler
• Ayda 2-3 satın alma yapan, düşük hacimli faaliyet
• Onay zinciri gerektirmeyen, tek kişinin karar verdiği yapılar
• Dijital sistem kullanmak istemeyen, e-posta ile çalışan şirketler
• ERP veya muhasebe entegrasyonu olmayan sistem arayan firmalar (standart kapsamda değildir)

Departman Talebi

Üretim departmanı hammadde talebi açar: kalem, miktar, aciliyet ve açıklama girer. Teklif dosyasını ekler. Talep otomatik departman yöneticisine gider.

Bütçe Onayı

Sistem talebin tutarını departman bütçesi ile karşılaştırır. Bütçe within limit ise yönetici onayına gider, aşım varsa bütçe sorumlusuna yönlendirilir ve uyarı verilir.

Yönetici Onayı

Departman yöneticisi talebi inceler, onaylar. Yüksek tutarlı talep otomatik genel müdüre gider. Yönetici mobilde onaylar — ofiste olması gerekmez.

Satın Almaya Devir

Tüm onaylar tamamlandığında talep satın alma birimine düşer. Satın alma teklif alır, tedarikçi seçer, sipariş oluşturur ve durumunu "sipariş verildi" olarak günceller.

Reddedilen Talebin Gerekçesi

Yönetici talebi reddeder ve gerekçesini yazar. Çalışan red nedenini görür: "bütçe yetersiz" veya "alternatif tedarik mevcut". Gerekirse düzeltip yeniden gönderir.

Talep Oluşturma Formu

Çalışan standart formdan talep girer: kalem, miktar, tutar, açıklama, aciliyet. Departman ve öncelik otomatik atanır. Eksik bilgi olmaz.

Rol Bazlı Onay Zinciri

Her talep tipi ve tutar için onay zinciri tanımlanır. Talep sırayla yetkililere gider: departman yöneticisi, bütçe sorumlusu, genel müdür. Akış otomatik ilerler.

Çoklu Onay Aşaması

Sınır sayıda değil — istediğiniz kadar aşama. Düşük tutarlı talepler kısa yoldan, yüksek tutarlı talepler uzun zincirden geçer. Paralel onay da mümkündür.

Durum Takibi

Talep bekliyor, onaylandı, reddedildi, satın almada, sipariş verildi — durum gerçek zamanlı güncellenir. Çalışan ve yönetici tek panelden izler.

Dosya ve Teklif Ekleme

Talebe teklif dosyası, fatura, görsel veya teknik doküman eklenir. Onay veren kişi ekleri görür, inceler ve kararını verir. Tüm ekler talebe bağlı saklanır.

Reddetme ve Gerekçe

Onay veren talebi gerekçe ile reddeder. Çalışan red nedenini görür, talebi düzeltip yeniden gönderebilir. Red kayıtları raporlarda görünür.

Mobil Onay

Yönetici telefonden talebi görür, onaylar veya reddeder. Ofiste olmasına gerek yok. Çalışan mobilde talep oluşturur ve durumunu takip eder.

Raporlama ve Dashboard

Departman bazlı talep sayısı, onay süresi, reddedilen talepler, aylık satın alma tutarı — gerçek zamanlı verilerle süreç ölçülebilir.

Tam Görünürlük

Hangi talep nerede, kimde bekliyor, ne zaman sonuçlanacak — hepsi tek ekranda. Hiçbir talep mesaj geçmişinde kaybolmaz.

Daha Hızlı Karar

Otomatik onay zinciri ve mobil onay ile süreç hızlanır. Bekleyen onaylar görülür, geciken talepler takip edilir.

Denetim İzi

Her talep ve onay sistemde kayıtlı: kim ne zaman onayladı, kim neden reddetti. Süreç denetlenebilir, şeffaftır.

Bütçe Kontrolü

Departman bütçeleri gerçek zamanlı takip edilir. Aşım uyarısı otomatik gelir. Bütçe disiplini kişiye bağlı değildir.