Teknik Servis Sürecini Kabulden Teslimata Kadar Takip Edin

Tek Panel

Kabuldan Teslimata

Barkod

Cihaz Kabulü

İş Kuyruğu

Teknisyen Atama

Sınırsız

Kullanıcı

Teknik servis takip programı nedir?

Teknik servis takip programı; müşteri, cihaz veya ürün, arıza açıklaması, işlem durumu, servis notları ve teslim bilgisini tek kayıt üzerinden yöneten işletme yazılımıdır. Cihaz kabulden teslimata kadar tek kayıt üzerinden takip edilir. Amaç: hiçbir cihazı takipsiz bırakmamak, müşteriyi durumdan haberdar etmek ve veri odaklı karar almak.

Hazır servis programı yeterli mi?

Hayır, genellikle yeterli değildir. Hazır programlar genel amaçlı tasarlanır; teknik servisin cihaz tipi bazlı alanlar, barkod kabul, teknisyen iş kuyruğu, parça ve işlem notu ve müşteri durum bildirimi ihtiyaçlarını karşılamaz. Servis akışınıza özel sistem, tam sizin süreçlerinize göre kurulur.

Kabuldan teslimata süreç nasıl işler?

Cihaz kabulü (barkod, müşteri, arıza) → arıza kaydı ve tespit → teknisyen atama → onarım ve parça/işlem notu → müşteri durum bildirimi → teslim alındı, kayıt kapandı. Tüm aşamalar servis kaydında, yönetici tek panelden izler.

Servis Kayıtları Kağıt ve Excel'de

Cihaz kabul formu kağıtta, servis takibi Excel'de, arıza notları teknisyende. Hangi cihaz ne durumda, kimde, ne zaman biter — takip etmek zor.

Müşteri Durum Bilgisini Alamıyor

Müşteri arıyor: "Cihazım ne durumda?" — cevap vermek için teknisyene sormak gerekiyor. Durum güncellemesi yok, müşteri beklemek zorunda.

Teknisyen Ataması Belirsiz

Hangi cihaz hangi teknisyende, kim ne yapıyor — WhatsApp grubundan takip ediliyor. İş kuyruğu yok, yük dağılımı görünmüyor, verimlilik ölçülemiyor.

Teslimat Takibi Yok

Cihaz ne zaman hazır oldu, müşteri ne zaman teslim aldı, garanti süresi ne zaman bitiyor — bilgiler dağınık. Geçmiş servis kayıtlarına ulaşmak zor.

Cihaz Kabulü

Müşteri ve cihaz bilgileri kaydedilir: ad, telefon, cihaz tipi, marka, model, seri numarası. Barkod taranır, kabul tutanağı oluşur.

Arıza Kaydı

Müşterinin bildirdiği arıza ve yapılan ilk tespit kaydedilir. Arıza kategorisi, aciliyet ve açıklama standart formatta.

Teknisyen Atama

Servis kaydına teknisyen atanır. Teknisyene iş kuyruğu görünür: bekleyen, devam eden, tamamlanan cihazlar tek ekranda.

İşlem ve Parça Notu

Teknisyene yapılan işlem, kullanılan parça ve işçilik süresi kaydedilir. Her adım servis kaydına eklenir, geçmiş tam takip edilebilir.

Müşteri Bildirimi ve Teslim

Durum değiştikçe müşteri bilgilendirilir: kabul, tespit, onarım, teslime hazır. Teslim alındığında kayıt kapanır, garanti süresi başlar.

Uygun

• Günlük 5+ cihaz kabul eden teknik servisler
• Birden fazla teknisyen çalışan servis atölyeleri
• Yetkili servis olarak çalışan ve raporlama zorunluluğu olan firmalar
• Servis kayıtlarını Excel veya kağıtla takip eden işletmeler
• Müşteri durum bildirimi vermek isteyen servisler
• Bakım-onarım hizmeti veren ve geçmiş takibi isteyen firmalar

Uygun Değil

• Ayda 3-4 cihaz bakan küçük tamirhaneler
• Sadece saha servisi yapan, atölye kabulü olmayan ekipler
• Dijital sistem kullanmak istemeyen, kağıt çalışan servisler
• CRM'ye yatırım bütçesi ayırmak istemeyen işletmeler
• Sadece satış yapan, servis hizmeti vermeyen firmalar

Cihaz Kabulü

Müşteri cihazını getirir, kabul personeli barkodla seri numarasını okutur, arıza açıklamasını girer ve servis kaydı oluşturulur. Müşteriye kabul bilgisi gönderilir.

Arıza Kaydı ve Tespit

Teknisyen cihazı inceler, arıza nedenini tespit eder ve sistemi kaydeder. Arıza kategorisi, tespit edilen sorun ve önerilen çözüm servis kaydına eklenir.

Teknisyen Atama

Yönetici servis kaydını uygun teknisyene atar. Teknisyen iş kuyruğunda cihazı görür, durumu "devam ediyor" olarak günceller ve onarıma başlar.

Parça ve İşlem Notu

Teknisyen kullanılan parçaları, miktarını ve maliyetini kaydeder. Yapılan işlem adım adım notlanır. İşçilik süresi sistemde takip edilir.

Müşteri Durum Bilgilendirmesi

Cihaz durum değiştikçe müşteri bilgilendirilir: "tespiti yapıldı", "parça bekleniyor", "onarım tamamlandı", "teslime hazır". Teslimde kayıt kapanır.

Servis Kaydı Yönetimi

Her cihaz için tek kayıt: müşteri, cihaz, arıza, işlem, parça ve teslim. Kabuldan teslimata kadar tüm süreç tek kayıt üzerinden takip edilir.

Barkod ve Seri Numarası

Cihaz kabulünde barkod taranır, seri numarası kaydedilir. Aynı cihaz tekrar geldiğinde geçmiş servis kayıtları otomatik görünür.

Teknisyen Atama ve İş Kuyruğu

Her servis kaydına teknisyen atanır. Teknisyene bekleyen, devam eden ve tamamlanan cihazlar tek ekranda görünür. Yük dağılımı optimize edilir.

İşlem ve Parça Notları

Teknisyene yapılan işlem, kullanılan parça, miktar ve maliyet kaydedilir. İşçilik süresi takip edilir. Her adım servis geçmişine eklenir.

Müşteri Durum Bildirimi

Durum değiştikçe müşteri bilgilendirilir: kabul, tespit, onarım, teslime hazır. Müşteri cihazının hangi aşamada olduğunu anlık takip eder.

Mobil Erişim

Sistem tarayıcı tabanlıdır, mobilde tam çalışır. Teknisyen atölyede cihaz bilgilerine, arıza kaydına ve işlem notlarına anında ulaşır.

Rol Bazlı Yetkilendirme

Kabul personeli, teknisyen ve yönetici için ayrı yetkiler. Her rol kendi alanını görür, düzenler. Yönetici tüm servis kayıtlarını ve raporları izler.

Raporlama ve Dashboard

Günlük kabul sayısı, ortalama onarım süresi, teknisyen performansı, tekrar gelen cihaz oranı — gerçek zamanlı verilerle servis ölçülebilir.

Tam Görünürlük

Hangi cihaz hangi aşamada, kimde ne kadar duruyor, ne zaman hazır — hepsi tek ekranda. Hiçbir cihaz takipsiz kalmaz.

Daha Hızlı Onarım

Teknisyen iş kuyruğu ve otomatik atama ile onarım süreci hızlanır. Geciken işler görülür, darboğazlar tespit edilir.

Müşteri Memnuniyeti

Müşteri cihazının durumunu anlık takip eder. "Cihazım ne durumda?" sorusu ortadan kalkar, güven artar.

Veri Odaklı Karar

Ortalama onarım süresi, teknisyen performansı, tekrar gelen cihaz oranı — gerçek verilerle servis iyileştirme kararları alın.